Вопросы по контрольному журналу: как выбрать формат, как заполнять

Свой ОТВЕТ я решила разместить тут на своем сайте:

На счет документов:

Документы переписывать не обязательно, особенно, если вы считаете, что нет в этом необходимости.
Почему это удобно мне: очень часто в разных ситуациях мне нужны номера разных документов, причем одновременно нескольких. У меня тоже организовано довольно удобное их хранение. Показывала вот в этой статье. Но также у меня записаны разные необходимые чаще всего данные из документов в моем КЖ. Он у меня на ходу, всегда рядышком со мной. И мне быстрее открыть нужный раздел КЖ и записать нужные данные сразу нескольких документов, чем вытаскивать их из специальной папки. Просто быстрее.
Кроме того, мне удобнее взять нужный раздел КЖ с собой, чем носить с собой все эти документы. Не всегда нужны прямо оригиналы или копии документов, чаще нужны просто данные из них: номера, дата выдачи и кто выдал и т.д.
А документов у нас в семье очень много: мои с мужем, троих деток и ещё моей бабушки. Часто вот даже по бабушке нужен то номер полиса, то паспорт. А сами эти документы у неё.

выбрать файлы — пдф или ворд?

Для заполнения в электронном виде, подстройки под себя удобнее использовать файл ворд. Для того чтобы было удобно просто распечатать, и чтобы ничего не съехало: таблички, картинки — удобнее распечатывать в формате пдф.
Многие авторы не заморачиваются и дают только формат ворд, чтобы можно было распечатать, но скопировать себе и переделать под себя было нельзя. Авторское право, знаете ли. Это нормально. Но я считаю, что должно быть удобно тем, для кого я делаю эти шаблоны, и чтобы их можно было при необходимости менять под себя — поэтому почти всегда даю в двух форматах и пдф, и ворд.

Мужу надо отправить — скачать, сохранить, прикрепить, отправить, а4, а3, на кольцах, без колец… ааа! Но я буду подступаться к этой теме снова.

Начните с простого. Не сохраняйте, перекидывайте, а просто записывайте для начала все, что вам нужно, вручную. Возьмите или простую тетрадку, или даже простые листы — что у вас есть. И от руки начертите несколько линий и запишите то, что вам нужно.
Зачем вообще нужно что-то записывать: чтобы разгрузить голову, чтобы ничего не забыть, чтобы экономить время, когда под рукой все нужные данные.

Но записывать нужно не все на свете: а нужные вам данные.

Скажите, а вы вообще что-нибудь записываете? Есть ли у вас ежедневник, блокнот с адресами?
Если есть, то для начала используйте прямо их — и напишите в них дополнительно нужные вам данные. Например, рутинки, списки работ и т.д.

Ну и разберем до конца все оставшиеся вопросы:

что выбрать А4 или А3 или А5?

• формат А4 — удобно, если у вас папка данным форматом, если вы её никуда не берете с собой. Чаще всего все распечатки идут именно этим стандартным форматом. Шаблоны именно этим форматом удобно заполнять, удобно читать (чаще всего).
• Формат А3 (это два обычных листа форматом А4) — он нужен, если у вас не хватает места для записей в формате А4, если вы хотите какие-то данные повесить, например, в свой домашний информационный офис, чтобы было видно всем.
• формат А5 (это сложенный пополам формат а4 — формат обычной тетрадки) — он удобен, если вы хотите свой КЖ носить с собой, если у вас будет много листов в нем, чтобы уменьшить и размер и объем.

На кольцах удобно вынимать листы и вставлять новые, менять местами порядок листов в КЖ.
Но на кольцах не очень удобно подшивать — хотя любым дыроколом можно сделать в нужном не только две дырки, но и одну, если дыроколить им наискосок. А вообще есть дыроколы специальные, которые делают одну дырочку. Но это нужно только если вы будете часто использовать эту функцию. У меня есть такой дырокол, но нужен он мне был для моих рукодельных нужд, а я его стала использовать и в канцелярских целях.
Подшивать или вклеивать удобно, если вы особо не собираетесь ничего менять местами. Или просто если у вас есть в наличии именно такая папка и вам не хочется покупать ничего нового.

В любом случае все описанное нужно тестировать, пробовать, не верить на слово, а проверять.

И ещё один ВОПРОС на тему ведения контрольного журнала:

Про заполнение табличек ручкой или на компьютере: однозначного ответа быть не может, всем удобно по-разному и из-за разных причин.

Почему может быть удобно заполнять на компьютере:

1. кто-то привык вести все только в электронном виде и настраивать доступ к данным документов со всех своих устройств. Кто-то при этом распечатывает потом, а многие даже и не распечатывают;
2. кому-то удобнее один раз ввести данные в файл, а потом просто вносить в него небольшие правки и распечатывать новые листы с исправлениями. Таким образом экономится время на переписывание.
3. кому-то, действительно, важна эстетика.

Почему может быть удобнее заполнять ручкой:

1. может оказаться быстрее,
2. все листы видно сразу, можно разложить листы рядышком и заполнять один лист, используя данные из другого,
3. кому-то наоборот кажется эстетичнее заполнение ручкой.

А на самом деле желательно попробовать и тот, и тот вариант, потестировать все и выбрать свое решение, только тогда ваш контрольный журнал действительно будет удобен для вас и будет помогать вам экономить ваше время и упорядочивать информацию в вашей жизни.