Незавершенные дела? Завершить! Отложенные дела? Приступить!
У многих людей часто накапливаются незавершенные дела и отложенные дела. И список из них постепенно становится все длиннее и длиннее, а приступить к ним становится все тяжелее. Что делать?
Для того чтобы уменьшить список незавершенных и отложенных дел, я предлагаю в первую очередь разобраться с причинами задержки их выполнения.
Причины возникновения отложенных и незавершенных дел
Причины возникновения отложенных и незавершенных дел бывают разные. Вот некоторые из этих причин:
Причина 1: Слишком большие незавершенные или отложенные дела
Это классическая причина многих незавершенных дел. Дело слишком большое и мы просто боимся к нему приступить. Вариант для завершения такого дела будет тоже классическим: нужно разбить такое дело на этапы, на маленькие кусочки. Тогда слон уже не будет казаться слоном, а выполнить небольшие работы будет проще. Вам надо дошить новогодний костюм дочке к празднику, а вы пока только придумали идею и всё. Составьте список, что вам надо сделать, чтобы сшить этот костюм, начиная с приобретения материалов (или поиска подходящих материалов в ваших запасах), раскроя, пошива, предварительной примерки и заканчивая финальной примеркой костюма и глажкой. После этого за один раз выполняйте какой-то один пункт из этого списка или часть пункта. Постепенно, кусочек за кусочком, и это дело будет завершено.
Причина 2: Незавершенные дела уже неактуальны
Часто мы не делаем многие дела потому, что они уже неактуальные, но они до сих пор находятся в нашем списке незавершенных дел. Например, мы никак не можем дочитать книгу, по эконометрике, которую начали читать, ещё учась в институте. При этом экономистом вы после института не стали работать и решили для себя, что скорее всего никогда им не будете. А прочтение этой книги до сих пор висит в вашем списке. Отпустите это дело, уберите книгу в шкаф подальше или отдайте эту книгу тому, кому она нужнее. У многих людей также лежат и ждут своего часа недовязанные вещи для малышей, которые уже выросли, или недошитые и недоделанные игрушки, или какая-то другая недоделанная рукодельная вещь.
Составьте отдельный список с такими уже неактуальными незавершенными делами и рядышком пропишите возможные решения для нового завершения этого дела.
Например, недовязанная шапочка, вариантами завершения этого дела будут:
- распустить,
- довязать для другого ребенка в подарок,
- отдать кому-то, кто довяжет или распустит.
Для недочитанной книги вариантами нового завершения могут быть:
- убрать книгу со стола на полку,
- увести на дачу к старым книгам,
- продать эту книжку,
- отдать эту книгу кому-то, кому она нужна, или в какую-то библиотеку.
Имейте в виду, просто решить, что незавершенное дело неактуально этого мало. Надо решить и что-то сделать с материалами, которые привязаны к этому делу: кусочек недовязанного полотна, сама книга и т.д.
Причина 3: Перфекционизм
Часто мы не начинаем делать одни дела или не можем завершить другие дела из-за того, что нам хочется сделать их как можно лучше. В итоге дело откладывается и откладывается, либо доделывается бесконечно, пока, по-вашему мнению, оно не будет идеальным. Если вы перфекционист, то выберете ваши незавершенные дела, причиной которых вы считаете именно ваш перфекционизм. Представьте минимальный и максимальный ожидаемый ре зу льт ат по каждому делу. То есть что вам надо будет сделать, чтобы вы решили, что дело сделано на «5», а теперь, что надо сделать, чтобы дело было сделано на «4». А теперь запланируйте выполнение этого дела на «4» и при возможности начните выполнять. Перестаньте искать в Интернете 101 вариант новогоднего костюма и выберете уже какой-то один и начните его делать.
Причина 4: Дело уже сделано
Эта причина необычная и очень схожа с предыдущей. Часто дело уже сделано, а вы его до сих пор держите в своей голове и даже в списках, как незавершенное. Например, я сделала простую игрушку ребенку из коробки, но не успела её обклеить симпатичной бумагой. Ребенок уже давно играет этой игрушкой, а у меня в голове до сих пор висит: «надо обклеить, надо обклеить…». Нужно вовремя отпускать такие дела. Некоторым сложно принять такую мысль, что не все дела нужно завершать, а некоторые дела нужно просто сделать хоть как-то. Но часто «сделать большую, основную часть дела» это вполне логический выход для тех, у кого слишком мало времени.
Причина 5: Незавершенные или отложенные дела не нравятся
Некоторые дела мы никак не можем завершить и все время откладываем потому, что это дело нам просто не нравится или неприятно или даже противно. Например, вам надо докрасить забор, а вам становится нехорошо от запаха краски. Одним из вариантов завершения таких дел будет делегирование. Не все дела нужно делать самим, попробуйте найти исполнителя на такую работу: попросите мужа, маму, сестру или наймите кого-то со стороны. Можно поговорить с подругой, какие есть незавершенные дела у неё. Например, ей надо что-то подшить, а она это терпеть не может, зато ей нравится красить. Договоритесь об обмене услугами: вы что-то сделаете для неё, а она для вас.
Кроме такого решения, есть другое. Выберите одно такое неприятное незавершенное или отложенное дело и проанализируйте его, что именно вам в нем не нравится и почему. Часто оказывается, что нам не нравится не само дело, а инструменты, которые есть у нас в наличие для его выполнения, или условия выполнения. Например, вам надо помыть кухонную плиту. Вы всегда моете обычными тряпочками с обычным средством, возможно не в перчатках и т.п. Попробуйте что-то поменять в этом процессе: наденьте перчатки, возьмите какую-нибудь меламиновую губку или новое чистящее средство. Всегда чистили в тишине, включите музыку и т.д.
Причина 6: Не хватает чего-то для завершения дела
Часто мы никак не можем завершить дело, потому что нам чего-то для этого не хватает: какого-то инструмента, какой-то информации, каких-то знаний или умений. В этом случае надо определить, чего именно не хватает для завершения определенного дела и сделать какой-то шаг, чтобы необходимый для выполнения ресурс появился. Чтобы довязать платье, надо приобрести пряжу, занесите эту пряжу в список покупок. Вот ещё пример, вам надо заплатить за электроэнергию в гараже, а специально выделить время для оплаты у вас не получается. Когда вы оказываетесь недалеко от места оплаты не специально, у вас с собой не оказывается книжки и снятых показаний и денег. Вариант завершения этого дела такой: приготовьте заранее книжку, снимите показания и подготовьте необходимую сумму и положите все это в свою сумочку. В следующий раз, оказавшись рядом с местом оплаты, вы завершите это дело.
Причина 7: Незавершенные дела находятся вне зоны вашего влияния
Иногда в списке наших незавершенных дел находятся дела, которые находятся вне зоны нашего влияния, проще говоря, не наши дела или дела, которые надо выполнить не нам. Нужно выявлять такие дела и вовремя делегировать. Например, в вашем списке стоит дело: прикрутить полку. Но выполнить это дело может только муж, не вы сами. Вы же можете только напомнить ему о необходимости. Но сделав напоминание в неудобное для выполнения этого дела время один раз, второй вы или ваш муж можете начать раздражаться, а дело так и не будет выполнено. В этом случае, ответственность за выполнение этого дела надо целиком перенести на мужа. Как вариант вы можете где-то на виду повесить два листочка: один для вас, один для мужа, на которых вы взаимно будете писать дела друг для друга. Единожды написав, вы не будете больше напоминать друг другу о конкретном деле. Муж сам будет заглядывать в свой листочек (если он будет ему попадаться часто на вид) и сам выберет время, когда он сможет повесить полку.
Причина 8: Лень
Иногда нам просто лень доделывать какое-то дело. Но нам так просто кажется. За ленью чаще всего скрывается какая-то другая причина: либо из уже описанных выше, либо просто хронический упадок сил и недостаток энергии. При упадке сил выходов может быть несколько: сначала восполните свою жизненную энергию и лишь потом беритесь за незавершенные дела. Этот вариант подходит только, если незавершенные дела не очень срочные, либо, если вы умеете бы ст ро восполнять энергию. Но если же упадок сил хронический, а дела надо завершать в ближайшее время, то выберете для выполнения дела время, когда вы чувствуете себя более бодро и начинайте выполнение своих незавершенных дел «на подъёме»: например, с утра.
Мы описали некоторые причины незавершенных дел, очень часто дела не завершаются ещё и потому, что их накопилось слишком много. Не успев доделать одно дело, вы беретесь за другое, бросаете его и беретесь за третье. И так список незавершенных и отложенных дел растет с поражающей нас быстротой. Что же можно сделать?
Что делать с незавершенными и отложенными делами
Почти все, кто занимался вопросом незавершенных дел, сходятся в одном: надо составить подробный список всех незавершенных дел. После составления такого списка я предлагаю вам, распределить дела из него в группы по написанным выше причинам и рядышком указать варианты нового завершения указанного дела. Некоторые дела после этого покинут ваш список дел. В новом списке расставьте дела по важности: от самого важного к менее важному. И когда вы назначите себе время для выполнения незавершенных дел, приступайте к завершению первого дела из списка, после его выполнения приступайте ко второму делу и т.д.
Есть несколько вариантов выделения времени для завершения дел:
- Можно каждый день выделять какое-то определенное время (10-30 минут) для выполнения дел из списка. В этом случае удобно пользоваться таймером, чтобы не увлекаться.
- Можно опять же каждый день делать одно дело из списка, не выделяя ограниченное время на его выполнение.
Можно выделить какой-то один день в неделю на завершение и выполнение отложенных дел.
Конечно, для выполнения и завершения разных дел может потребоваться разное количество времени. Некоторые дела можно сделать за минуту, а на выполнение других требуется несколько дней. Это тоже нужно учитывать. Поэтому, как вариант, вы можете в один день выполнить все мелкие незавершенные дела, тем самым сократив свой список, если, конечно, нет очень срочного большого незавершенного дела.
Мы все разные, поэтому единого рецепта сокращения списка незавершенных и откладываемых дел нет, но надеюсь, что некоторые советы из этой статьи, помогут хоть немного сократить ваш список. Удачи вам!
Если вам интересна тема тайм-менеджмента, то можете посмотреть мой бесплатный мини-курс по тайм-менеджменту тут
Добавить комментарий